Hausverwaltung: welche Pflichten Verwalter haben

Welche Aufgaben und Pflichten hat der Hausverwalter gegenüber den Wohnungseigentümern? Und wie können Eigentümer reagieren, wenn er seine Pflichten verletzt?

Grundsätzlich können Eigentümer jede Person und jedes Unternehmen mit der Verwaltung einer Liegenschaft beauftragen. Natürlich kann auch einer der Eigentümer die Funktion des Hausverwalters übernehmen. Bei größeren Liegenschaften werden meist professionelle Verwalter bestellt. Im Umgang mit den Eigentümern können viele Probleme entstehen. Aber welche Pflichten treffen die Hausverwaltung und wie sollten Eigentümer bei Problemen reagieren?

Wie wird der Hausverwalter bestimmt?

Wer wirklich Hausverwalter wird, bestimmen die Eigentümer im Rahmen der ordentlichen Verwaltung mit Mehrheit (der Miteigentumsanteile). Besteht kein Einvernehmen der Wohnungseigentümer, kann er auf Antrag auch vom Bezirksgericht bestellt werden. Der bestellte Verwalter muss im Grundbuch eingetragen sein.

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Welche Aufgaben hat der Hausverwalter?

Hausverwalter sind verpflichtet, die Interessen aller Wohnungseigentümer bestmöglich zu vertreten und Weisungen der Mehrheit der Wohnungseigentümer zu befolgen. Zu seinen Aufgaben gehören insbesondere die Abrechnung der Betriebskosten, das Bilden von Rücklagen und die Verrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten. Weitere wichtige Aufgaben sind:

  • Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen: Der Hausverwalter hat für die rechtzeitige Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen zu sorgen. Er muss für Erhaltungsarbeiten und für größere Verbesserungsarbeiten mindestens 3 Angebote von unterschiedlichen Unternehmen einholen. Besteht ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis zwischen Hausverwalter und Vertragspartner, hat er die Wohnungseigentümer darauf hinzuweisen.

  • Einmahnung von Rückständen: Hausverwalter müssen auch rückständige Zahlungen eines Wohnungseigentümers auf die Aufwendungen für die Liegenschaft einmahnen. Der Hausverwalter ist im Rahmen der Verwaltung berechtigt, einen Rechtsanwalt zur Vertretung der Interessen der Wohnungseigentümer zu beauftragen und die Rückstände einzuklagen.

  • Einsehbares Konto: Der Verwalter hat alle, die Eigentümergemeinschaft betreffenden, Ein- und Auszahlungen entweder über ein für jeden Wohnungseigentümer einsehbares Eigenkonto der Eigentümergemeinschaft oder über ein ebenso einsehbares Anderkonto durchzuführen.

  • Informationspflichten: Der Hausverwalter muss auf Verlangen jedem Wohnungseigentümer Auskunft über den Inhalt des Verwaltungsvertrags, insbesondere über die Honorarvereinbarung und den Leistungsumfang geben.

Wie können Wohnungseigentümer bei Pflichtverletzungen vorgehen?

Wohnungseigentümer können dem Hausverwalter die Vertretungs-Vollmacht beschränken, ihm Weisungen erteilen bzw. auch kündigen oder sofort absetzen. Voraussetzung für die Kündigung ist aber ein Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer. Zudem muss eine 3-monatige Kündigungsfrist – bei befristeten und unbefristeten Verträgen – eingehalten werden. Der Verwaltungsvertrag kann aber jederzeit aus wichtigen Gründen von der Eigentümergemeinschaft gekündigt oder bei grober Pflichtverletzung des Hausverwalters auf Antrag vom Gericht aufgelöst werden. Mieter können die Hausverwaltung dagegen nicht kündigen.

Bei Pflichtverletzung kann die Eigentümergemeinschaft auch eine Herabsetzung des mit dem Verwalter vereinbarten Honorars verlangen. Auch Schadenersatzansprüche können geltend werden.

Vom Hausverwalter abgeschlossene Verträge – z.B. Versicherungsverträge – bleiben jedoch auch dann gültig, wenn sie den Weisungen der Eigentümergemeinschaft widersprechen. In diesem Fall ist er aber unter Umständen zu Schadenersatz verpflichtet.

Wichtig ist, dass Sie Ihre Anliegen mittels eingeschriebenen Brief an die Hausverwaltung adressieren. So haben Sie später keine Beweisschwierigkeiten, wenn es etwa um die Einhaltung bestimmter Fristen geht. Bei Telefonaten mit der Hausverwaltung sollten Sie in der Regel Gedächtnisprotokolle anfertigen.

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